始末書・顛末書の違い-どっちが重い?書き方・報告書との違いも

顛末書や始末書は、できれば書く機会がない方がいいですよね。

しかし、どうしても避けられないときがあるのも事実。

ところで顛末書と始末書、重いのはどっちなのでしょうか?また、報告書とも違うのでしょうか?

ここではそれぞれの意味や書き方、文書の重みの違いをあげていきます。

Sponsored Link

始末書・顛末書・報告書の違い、重さ、書き方

◆始末書とは

発生した問題の責任の所在を明確にし、その問題に至る経緯を記載すると共に謝罪と反省の意思を示し、二度と同様の問題行為をおこさないよう再発防止を誓う内容の文書を指します。報告書の一種ではありますが「反省文」的な意味合いがあります。

ですので、問題を起こした本人が書くのが鉄則です。

社外向けの場合は「謝罪文」「詫び状」とも言われています。

他との違いは

・必ず問題の当事者が書く

・箇条書きでなく普通の文章で書く

・ですます調で書く

・手書き、かつ縦書きで書く

パソコンでもOKの場合もありますがそれでも署名は自筆してください。

・顛末書と違い、断ることができる

ただ、問題を起こした事実があるなら通常は断るということはありえませんが・・・

表題にもある「重み」ですと報告書は比べられませんが始末書は顛末書と比べられないくらい重みがあります。

始末書は「本人の謝罪や反省の意志を表したもの」であり、懲戒などのペナルティの意味合いもあるので書くように言われたのでしぶしぶ・・・だったり、当事者ではない、問題がすり替えられている、などの場合は慎重に対応してください。後々トラブルに発展することもありえます。

これを出すということは「発生した問題の責任は自分にある」ことを認め、「それに対する処分に関して今後異議を唱えない」ということになります。

◆始末書の基本的な書き方

・直属の上司などでなく社長宛、

「代表取締役社長 ○○様」という書き方で

・謝罪、反省の気持ちを表す言葉は必須

・ただし言い訳を連ねたり、丁寧にしすぎて回りくどくなってはいけない

・トラブルなどの内容、経緯、原因は顛末書同様事実のみ正確に

・こちらも顛末書と同じく現在の対応や再発防止にどのような対策をしているか書く

・最後に今一度のお詫び

・「いかなる処分もお受けします」とあると謝罪に重みが増す

誠意を伝えるためにも書き上げたらすぐに提出するのが望ましいですね。

Sponsored Link

◆顛末書とは

文字通り、「顛」(てっぺん、はじめ)から「末」(終わり)・・・物事のはじめから終わりまでの一部始終(事の顛末)を報告する文書を指します。

顛末書と始末書は、報告書と違い、何かトラブルやミスがあった時に書く文書です。

顛末書は原因究明や再発防止を目的としている場合が大半です。

他との違いは

・謝罪文は盛り込まず、事柄に対して客観的に書く

・トラブルの当事者でなく公平な立場からの視点で報告できる人が書くこともある

・時系列順に事実のみ書く

・箇条書きで簡潔に書く

・提出を頼まれた際、拒否すると業務命令違反になってしまう

・当事者の場合、事実+今後の対策を提示する

といったことが挙げられます。

◆顛末書の一般的な書き方

「日付」「誰宛」「報告者の氏名」を記載した上で

・時候の挨拶は不要

・「拝啓」「敬具」なども同じく不要

・5W1H:「いつ・どこで・誰が・何を・どのように」を分かりやすく

・上記が「トラブルなどの概要」なのでそれに対しできるかぎり詳細をまとめる

・再発防止のための対策や現在はどういった対応をしているか

・最後に「以上」

を記載していきます。ポイントは「事実と経緯」が正確に伝わることです。

ですので、ですます調でなくても問題ありません。ただし、「ですます調」と「である調」は混在しないようにしましょう。

事の顛末を報告する文書ですのである程度事態が収束してから提出するのが望ましいです。

収束までに時間があまりにかかりそうな場合は一旦他の形で報告し、後日顛末書を提出する場合もあります。

パソコンで作成し横書き(手書きの場合は縦書き)でA4かB5用紙1枚にまとめるのが一般的です。

◆報告書とは

文字通り、「報告」することを目的とした文書です。

自分で確認した事実や意見や推測を誰かに報告するために書かれた文書を指します。

レポート、論文、申請書、仕様書、企画書、議事録などがこれに含まれます。

他との違いは

・できれば箇条書きなどで簡潔に書く

・誰が読んでも伝わるように書く

(専門用語は便利ですが読む対象によっては伝わらない可能性が高いため)

・事実のみの報告を書く

・なので、事実と推測、主張は明確に分けて書く

といったことがあげられます。

◆報告書の一般的な書き方

「日付」「誰宛」「報告者の氏名(あれば部署も)」を記載した上で

・日時や場所、目的など項目を分けて状況説明

・幾つかの要旨を短めにまとめる

・見出し、小見出しで各々の内容を分かりやすく説明

・自身の主張、意見、所見などを数行でまとめる

を作成すれば問題はありません。

最後の主張、所見は必要に応じて(なしでも)書き上げてください。

パソコンで作成、要旨をA4用紙1枚、詳細や内容で2~3枚にまとめるのが一般的です。

◆反省文とは

始末書には反省文の意味合いがあると書きました。

反省文と始末書の違いは?と思われたかもしれませんね。

反省文はミスの内容が重篤ではない内容を説明、謝罪する文書を指します。

例えば無断欠勤がある、遅刻が多い、書類提出の遅延など、今すぐ会社に損害があるわけではありませんが周囲に悪影響を与えたり仕事の質が落ちると考えられる場合に提出を求められることがあります。

まとめ

長くなってしまいましたので、最後に簡単にまとめてみました。

始末書:反省と謝罪の気持ちの誠意を持って伝える文書

・謝罪の意を不始末の経緯の報告とともに伝える

・本人が手書きで「ですます調」で作成

・箇条書きでなく通常の文章の形式で

顛末書:公平で客観的な文書

・トラブルなどが発生した時、その一部始終の経緯や今後の対策も含め報告

・原因の究明と再発防止の対策のために作成することが多い

・詳細を書くが簡潔に

報告書:相手に伝えたいことを端的にまとめた文書

・情報を共有、課題を明確にすることでその後の業務にも役立つ

・箇条書きで簡潔にわかりやすい文章を

いかがでしたでしょうか。

どの文書でも言えることですが、誤字脱字に気をつけ、相手が不快な気持ちにならないよう内容を確認してから提出するようにしましょう。

Sponsored Link

  • このエントリーをはてなブックマークに追加
  • follow us in feedly

関連記事

おすすめ記事

ページ上部へ戻る